Saknade handlingar/motiveringar i kommunens beslut

[morsapålandet]

Hej
Jag såg att ni diskuterat i andra trådar, det här med vad som ska diarieföras hos en kommun.
Jag har begärt ut handlingarna i ett bygg-ärende, där byggnadsnämnden i sitt beslut skriver att en "byggnad bedöms vara en ekonomibyggnad".

Och för att få lite mer kött på benen, för att veta hur kommunen resonerat, så begärde jag ut handlingarna i det ärendet. Döm om min förvåning, det finns INGA motiveringar eller underlag till hur de gjort bedömningen att byggnaden klassas som en ekonomibyggnad! Och jag vet att det idag krävs ganska gediget underlag för att komma undan med en byggnad som just ekonomibyggnad eftersom det både ska finnas jordbruksfastighet med verksamhet (räcker inte med typkod 120) och byggnaden ska användas för verksamheten.

Det finns ingen mailkonversation, inga noteringar om samtal, inget besök, inga bilder, bara ett ärende och ett beslut.
Är det möjligt? Hur i hela friden har kommunen kommit fram till att en byggnad är en ekonomibyggnad utan att varken se den eller få ett underlag från fastighetsägaren? Eller har de helt enkelt grovt brustit i sin diariehantering? Kan det finnas mer underlag som inte delges medborgare om man begär in alla handlingar i ett ärende?

 

[Claes Sörmland]

Hej
Jag såg att ni diskuterat i andra trådar, det här med vad som ska diarieföras hos en kommun.
Jag har begärt ut handlingarna i ett bygg-ärende, där byggnadsnämnden i sitt beslut skriver att en "byggnad bedöms vara en ekonomibyggnad".

Och för att få lite mer kött på benen, för att veta hur kommunen resonerat, så begärde jag ut handlingarna i det ärendet. Döm om min förvåning, det finns INGA motiveringar eller underlag till hur de gjort bedömningen att byggnaden klassas som en ekonomibyggnad! Och jag vet att det idag krävs ganska gediget underlag för att komma undan med en byggnad som just ekonomibyggnad eftersom det både ska finnas jordbruksfastighet med verksamhet (räcker inte med typkod 120) och byggnaden ska användas för verksamheten.

Det finns ingen mailkonversation, inga noteringar om samtal, inget besök, inga bilder, bara ett ärende och ett beslut.
Är det möjligt? Hur i hela friden har kommunen kommit fram till att en byggnad är en ekonomibyggnad utan att varken se den eller få ett underlag från fastighetsägaren? Eller har de helt enkelt grovt brustit i sin diariehantering? Kan det finnas mer underlag som inte delges medborgare om man begär in alla handlingar i ett ärende?

Eftersom vi har den lite unika offentlighetsprincipen i svensk grundlag så är förvaltningstraditionen att sköta det mesta muntligt och som arbetsmaterial. Man diarieför ofta bara ansökan och beslutet. Resonemang skrivs inte ned utan föredras muntligt internt. Det är därför vi har så förbannat mycket möten i det offentliga. Det blir effektivast så.

Om någon nervös mellanchef har härjat så kan det finnas email och tjänsteanteckningar i diariet men tydligen inte i detta fall. Du kan begära ut emailen separat, specificera vilka email som du vill läsa, om det nu finns några.

 

[morsapålandet]

Okej om man diarieför ansökan och beslutet, men är det rätt?
Finns det inga krav på spårbarhet utifall beslut överklagas?

 

[Claes Sörmland]

Okej om man diarieför ansökan och beslutet, men är det rätt?
Finns det inga krav på spårbarhet utifall beslut överklagas?

Jag är ingen expert på diarieföring men jobbar på myndighet och vet att man i praktiken ofta diarieför ett minimum av effektivitetsskäl. Men man får ju inte missa att diarieföra t ex inkomna handlingar. Vid överklagan så behövs egentligen bara ansökan och kommunens beslut. Nästa instans bedömer ärendet självständigt. Hur kommunens medarbetare har resonerat internt och vägt olika sidor är inte relevant vid överklagan. Det viktiga är att ett korrekt beslut fattas.

 

[Räknenisse]

Vad som är tillräcklig dokumentation beror ju på vad det är för ärende.

Du kan be om kopia av själva diariet så ser du om det finns fler handlingar eller ej. Någon kan ha missuppfattat din fråga så att du bara fick beslutet istället för hela akten. I en del verksamheter dokumenteras saker som journalanteckningar också, vilket kan vara något man behöver plockat ut på ett annat sätt än det som är inlagt som separata dokument under eget diarienummer,

En del ärenden är helt ok med bara en ansökan och ett beslut, om det inte behövs några omfattande handläggningsåtgärder.

Omöjligt att säga vad som är vettigt eller ej, utan att veta mer om vad det är för sorts ärende och vad som står i den dokumentation du fått.