Kallelse till stämma via epost?
Hejsan
Någon som har något tips kring skrivning i stadagar angående att skicka kallelse till stämma för en samfällighetsförening via epost. Det finns önskemål om att ändra från brev till e-post i vår föreningen.
Men jag funderar då på hur föreningen skall få medlemmarnas epostadresser, samt hur de skall hållas up to date.
Att skicka via brev går alltid eftersom man får adressen från Lantmäteriet för lagfarna ägare.
Men epost får man ju inte den vägen.
Så, några tips angående hur man skriver i stadgarna för detta?
Någon som har något tips kring skrivning i stadagar angående att skicka kallelse till stämma för en samfällighetsförening via epost. Det finns önskemål om att ändra från brev till e-post i vår föreningen.
Men jag funderar då på hur föreningen skall få medlemmarnas epostadresser, samt hur de skall hållas up to date.
Att skicka via brev går alltid eftersom man får adressen från Lantmäteriet för lagfarna ägare.
Men epost får man ju inte den vägen.
Så, några tips angående hur man skriver i stadgarna för detta?
Njae, det tycker jag inte är en så bra idé, eftersom det öppnar för tolkning, vilket är typiskt sådant som det sedan kan bli bråk om. Även "brev", kan hävdas innefatta e-post, så ur det perspektivet skulle ingen ändring behövas, men så missar någon sin epost och hävdar i efterhand att "skriftligt" eller "brev" inte innefattar e-post.H huggan skrev:
Jag tycker då det är bättre att det är klart och tydligt, står det "brev eller e-post", så minskar tolkningsutrymmet och det är tydligt att styrelsen kan välja antingen brev (vilket utan tvekan innefattar ett fysiskt brev i brevlådan), eller e-post (vilket utan tvekan innefattar ett elektroniskt brev)
Inget av dessa två kan heller tolkas som SMS, Messenger, Chat, Whatsapp eller vad man nu tänkas månde, ens med mycket god vilja. Vilket är önskvärt, då ingen av dessa skall vara ett sätt att skicka kallelsen till stämman på.Jaha, jag visste inte att lagen var så tydlig på denna punkt. I vilket lagrum finns denna tydlighet? Vore intressant att läsa på om.H huggan skrev:
Är det en ekonomisk förening gäller Lag (2018:672) om ekonomiska föreningar
Sjätte kapitlet anger:
"21 § Medlemmarna ska kallas till föreningsstämman på det sätt som har bestämts i stadgarna."
Så har man angett skriftligt så är det det som gäller. Skriftligt per definition är att det har skrivits ner. På vilket medium är irrelevant.
Och under kapitel 1 hittar du denna paragraf:
"Information med elektroniska hjälpmedel
16 § En ekonomisk förening får använda elektroniska hjälpmedel för att skicka kallelser och annan information till en medlem eller någon annan, även när det i lagen anges att skriftlig information ska lämnas på något annat sätt, om
1. föreningsstämman har beslutat om det,
2. föreningen har tillförlitliga rutiner för att identifiera mottagaren och tillförlitlig information om hur han eller hon kan nås, och
3. mottagaren har samtyckt till ett sådant förfarande.
En mottagare ska anses ha samtyckt till förfarandet om han eller hon inte har motsatt sig användningen av elektroniska hjälpmedel inom den tid som angetts i en förfrågan som skickats med post. Denna tid ska vara minst två veckor från det att förfrågan skickades. Av förfrågan ska det framgå att framtida information kan komma att lämnas med det eller de angivna slagen av elektroniska hjälpmedel, om inte mottagaren uttryckligen motsätter sig detta.
Den som har samtyckt till att information lämnas med elektroniska hjälpmedel kan när som helst återta sitt samtycke."
Sjätte kapitlet anger:
"21 § Medlemmarna ska kallas till föreningsstämman på det sätt som har bestämts i stadgarna."
Så har man angett skriftligt så är det det som gäller. Skriftligt per definition är att det har skrivits ner. På vilket medium är irrelevant.
Och under kapitel 1 hittar du denna paragraf:
"Information med elektroniska hjälpmedel
16 § En ekonomisk förening får använda elektroniska hjälpmedel för att skicka kallelser och annan information till en medlem eller någon annan, även när det i lagen anges att skriftlig information ska lämnas på något annat sätt, om
1. föreningsstämman har beslutat om det,
2. föreningen har tillförlitliga rutiner för att identifiera mottagaren och tillförlitlig information om hur han eller hon kan nås, och
3. mottagaren har samtyckt till ett sådant förfarande.
En mottagare ska anses ha samtyckt till förfarandet om han eller hon inte har motsatt sig användningen av elektroniska hjälpmedel inom den tid som angetts i en förfrågan som skickats med post. Denna tid ska vara minst två veckor från det att förfrågan skickades. Av förfrågan ska det framgå att framtida information kan komma att lämnas med det eller de angivna slagen av elektroniska hjälpmedel, om inte mottagaren uttryckligen motsätter sig detta.
Den som har samtyckt till att information lämnas med elektroniska hjälpmedel kan när som helst återta sitt samtycke."
Jag är inte så säker på att detta skulle flyga. Är det även irrelevant till vilken epostadress kallelsen skickats?H huggan skrev:
Så här skriver Bolagsverket avseende "Föreningsstämma – ekonomisk förening":
Som jag skrev i trådstarten gäller det en samfällighetsförening, alltså INTE en ekonomisk förening.
Det brukar bara skrivas som att kallelse ska ske genom brev eller e-post. Behöver inte förtydligas mer. Dom som vill ha det på e-post ger sin mailadress till styrelsen och så är det löst.
Det är lagen om förvaltning av samfällighetsföreningar som är lagrummet:S Snickerick skrev:
Så det finns stor flexibilitet hur stämman kan kallas.
Men jag tror du har identifierat problemet. Fastigheter byter ägare och typiskt sett så missar de nya ägarna att ta kontakt med samfällighetsföreningen och ge den sina uppgifter. (inte en enda ny ägande familj har lyckats kontakta vägföreningen när flyttat in i området som jag har hus i. Ofta vet de inte ens om att det finns en vägförening eller vad en GA är.) Då återstår bara snigelpost som säkert alternativ för att nå alla. Är det ett bostadsområde kan man ju också tänka sig att man anslår det på någon anslagstavla/delar ut det manuellt i postlådorna.
Att hålla emailadresser uppdaterade är ett mindre heltidsjobb för en samfällighetsförening så jag skulle i det längsta undvika detta. Plus att det alltid finns några som inte är bekväma med epost eller läser den.
Tack. Ja, det är ju så här det är. Vi har bara 1 medlemmar varav bara 5 är enskilda privara och övriga är brf'er eller näringsidkare, så "omsättningen" är inte så stor här. Förmodligen blir det så att alla kallas via epost utom eventuella nya ägare som inte hört av sig. Vilket i snitt är mindre än en per årClaes Sörmland skrev:
Då har du problemet vad som händer när en fastighet inom föreningens område säljs.N Nils ST skrev:
Hur garantera att den gamla medlemmen ska informera att kallelser från föreningen skickas via e-post och att den nya ägaren är fri att själv välja hur föreningen kommunicera med denne ?
Föreningen behöver för sin egen del då bevaka när försäljningar sker och då söka upp den nya ägaren (via post exv.)
Dom får lösa de på vilket sätt som vill. Men vill föreningen kunna skicka kallelse via e-post är det fortfarande så det brukar formuleras.S skaraborgsfakir skrev:
Är det en liten förening är det garanterat inga problem, är det en stor förening är det såklart svårare. Men om dom skickat på mail till den gamla ägaren så får väl den informera om att fastigheten är såld, i min värld är det inga problem.
Det är föreningens ansvar att alla medlemmar/andelsägare får den information som de ska ha på det sätt som de vill ha den.N Nils ST skrev:
Säg nu att det är ett dödsbo som säljer - har alla barn/advokater som hanterar dödsbon utan förmånstagare information om att det finns medlemsskap som de pga hur föreningen administreras behöver informera köparna om ?