Det är klart det finns exempel där det gått snett både med externa och interna kassörer. Men det är ändå styrelsens ansvar att ha insyn i den löpande ekonomin. Hur kan man inte ha budgetuppföljning som en stående punkt på alla styrelsemöten? Jag skulle snarare säga att det är övriga styrelsen som allvarligt brustit i omdöme i dessa fall, som inte brytt sig om att hålla sig uppdaterade hur det går för föreningen.H hempularen skrev:
Jag tror med de kriterierna att det är rätt ovanligt att styrelseledamöter inte allvarligt brister i omdöme. Det finne helt enkelt inte det intresset och engagemanget så att man kan hitta styrelsemedlemmar som regelbundet och genomgpende sätter sig in i ekonomin. Så man får ta det som ställer upp.MarcusMolander skrev:
Det vanliga är nog snarare att kassör och ordförande har koll och resten av styrelsen litar på dem. Sen kommer frågor om större eller mindre utgifter upp på styrelsemötena för ställningstagande beroende på samfällighetsföreningens storlek och art.
Man får skilja på hur det borde vara och hur det faktiskt är.
Bra frågor! Den avlönade kassören har dubbelt så hög lön som ordförandens arvode och mer än fem gånger så mycket som en styrelseledamot. Han vill inte vara med i styrelsen, kanske för att han då inser att hans ersättning skulle gå ner drastiskt.
Styrelsen kämpar nu för att få insyn i ekonomin. Det har höjts röster för att en styrelseledamot ska ta över kassörsuppdraget och det är därför vi för närvarande ser över för- och nackdelar med detta. En åsikt är att om en styrelseledamot är kassör bör styrelsen utökas från 5 till 7 ledamöter eftersom det blir för få ledamöter annars utan specifikt uppdrag. Jag kan tycka det är att ta i. 5 ledamöter är väl rätt så vanligt i en samfällighet med mindre än 50 medlemsfastigheter även om en av dem är kassör?
Vi har i vår styrelse gjort så att Ordförande och Kassör är "firmatecknare" ihop så vi måste bägge skriva på när det gäller viktiga åtgärder/lån osv på så sätt kan inte en person göra något olämpligt på egen hand och bägge har insyn och ansvar ihop . Vi har även samma arvode för dessa 2 huvudpersoner. Ni bör kunna se i era stadgar vad som gäller och ifall ni måste ändra, får ni ta det på en stämma. En utmaning brukar vara att få ihop frivilliga, men om ni har det så ta det på en stämma och låt valberedningen ta fram namn.S Stellan Svealand skrev:
Våra stadgar nämner överhuvudtaget inte kassöruppdraget. Det är just rädslan för att inte få frivilliga som håller oss tillbaka skulle jag säga. Även om vi har frivilliga idag, så vet vi ju inte hur det ser ut om några år.H Husgubbe skrev:
Intressant att ni har samma arvode för ordförande och kassör. Det låter ju mer rimligt i mina öron.
Det är nog det vanliga, att stadgar inte nämner olika poster i styrelsen utöver styrelseordföranden. Man skiljer också på ledamöter och suppleanter men det är ju inte funktioner.S Stellan Svealand skrev:
Styrelsen har ett kollektivt ansvar för förvaltningen och kan organisera sitt arbete på många olika sätt. Arbetet kan också variera i art och omfattning, det kan vara allt från en ren styrelse där hela styrelsearbetet handlar om att delta till några möten per år till den mycket vanligare situationen att styrelsen är det som också måste utföra förvaltningen: d v s köpa in tjänsterna som krävs för anläggningen förvaltning eller utföra dem själv (tänker här främst på att inspektera anläggningen så att man kan ta ställning till vad styrelsen ska köpa in), hantera betalningar och bokföring, upprätta årsbokslut och inkomst- och utgiftsstat och debiteringslängd, kalla till stämma o s v.
Alltid spännande att höra hur andra föreningar har det!
Jag sitter själv som kassör i en förening som består av 77 radhus.
Enligt stadgarna ska det finnas 5-7 ledamöter, men kan säga att det aldrig varit fler än 5 (inkl ordförande). Vi har dessutom 2 avlönade "skötselombud" (typ mini-vaktmästare). De ingår inte i styrelsen, men kommer oftast på styrelsemötena ändå.
För oss känns det som lagom många, men det beror såklart på hur stor anläggning man har att sköta om.
Dethär med arvoden har varierat med åren, men vi har just nu en modell där alla får samma summa, dvs ordinarie ledamöter (inkl sekreterare och kassör) får samma arvode, vilket också är samma summa som skötselombuden får. Ordförande har mer (4x högre), och suppleanter får inget.
Detta etablerades för ca 10 år sedan, då ordförande hade en framträdande roll, fick stort ansvar, och var svårt att rekrytera. Vi har fortfarande samma ordförande, även om jag som kassör också tar ett stort ansvar i styrelsen utöver mina kassör-grejer. Rättvist eller ej kan diskuteras, men dethär med arvoden är som bekant en känslig fråga.
För övrigt så är både jag (kassör) och ordförande firmatecknare var för sig, dvs vi kan skriva på avtal mm utan att båda är med. Detta funkar bra då vi har stort förtroende för varandra i styrelsen, men det är kanske inte lämpligt för alla föreningar. Man skulle också kunna tänka sig ett system där man är gemensam firmatecknare när man är nyvald, men att man efter ett eller ett par år blir "var för sig". Det är ju aningen krångligare att driva sin verksamhet om två personer måste vara med på alla papper.
Jag skulle föreslå att ni ser om ni kan hitta någon som vill ta över som kassör och sitta i styrelsen, innan ni går ut med att avsätta den "externa" kassören.
Räkna med att det kan bli lite upprörda känslor, men det kan det vara värt låter det som om ni kan få bättre ordning och reda (och insyn).
Var inte rädda för att stå utan kassör om några år, på 50 hus finns det förhoppningsvis någon som kan ta över. Tänk också på att det blir lättare att lämna över till någon ny om det har skötts på ett bra sätt, och man har en ansvarsfull överlämning när någon slutar.
Risken är såklart att ni kommer att ha lite "kaos" i en övergångsperiod, men det kanske det är värt?
Jag sitter själv som kassör i en förening som består av 77 radhus.
Enligt stadgarna ska det finnas 5-7 ledamöter, men kan säga att det aldrig varit fler än 5 (inkl ordförande). Vi har dessutom 2 avlönade "skötselombud" (typ mini-vaktmästare). De ingår inte i styrelsen, men kommer oftast på styrelsemötena ändå.
För oss känns det som lagom många, men det beror såklart på hur stor anläggning man har att sköta om.
Dethär med arvoden har varierat med åren, men vi har just nu en modell där alla får samma summa, dvs ordinarie ledamöter (inkl sekreterare och kassör) får samma arvode, vilket också är samma summa som skötselombuden får. Ordförande har mer (4x högre), och suppleanter får inget.
Detta etablerades för ca 10 år sedan, då ordförande hade en framträdande roll, fick stort ansvar, och var svårt att rekrytera. Vi har fortfarande samma ordförande, även om jag som kassör också tar ett stort ansvar i styrelsen utöver mina kassör-grejer. Rättvist eller ej kan diskuteras, men dethär med arvoden är som bekant en känslig fråga.
För övrigt så är både jag (kassör) och ordförande firmatecknare var för sig, dvs vi kan skriva på avtal mm utan att båda är med. Detta funkar bra då vi har stort förtroende för varandra i styrelsen, men det är kanske inte lämpligt för alla föreningar. Man skulle också kunna tänka sig ett system där man är gemensam firmatecknare när man är nyvald, men att man efter ett eller ett par år blir "var för sig". Det är ju aningen krångligare att driva sin verksamhet om två personer måste vara med på alla papper.
Jag skulle föreslå att ni ser om ni kan hitta någon som vill ta över som kassör och sitta i styrelsen, innan ni går ut med att avsätta den "externa" kassören.
Räkna med att det kan bli lite upprörda känslor, men det kan det vara värt låter det som om ni kan få bättre ordning och reda (och insyn).
Var inte rädda för att stå utan kassör om några år, på 50 hus finns det förhoppningsvis någon som kan ta över. Tänk också på att det blir lättare att lämna över till någon ny om det har skötts på ett bra sätt, och man har en ansvarsfull överlämning när någon slutar.
Risken är såklart att ni kommer att ha lite "kaos" i en övergångsperiod, men det kanske det är värt?
Hur stor är arbetsbördan för dig? Hur många timmar i månaden skulle du säga att du lägger ner?
Hmm, bara kassörs-funktionen (inte alla andra saker man måste göra som styrelsemedlem, som möten och annat) skulle jag säga att det inte är så farligt.S Stellan Svealand skrev:
En genomsnittlig månad kanske det blir en timme för att betala räkningar, och en timme för bokföring.
I slutet på året ska det göras en ny budget och detta kan ju lätt ta några timmar.
Efter årsskiftet ska det göras bokslut och skrivas ekonomisk berättelse, detta går för en erfaren på en timme, men tar ju längre tid när man är ny på posten.
Under våren ska årsavgifter delas ut, och då blir det ju också mer bokföring när dessa kommer in på kontot.
Saker som är svåra att uppskatta är om något blir fel, som till exempel att man får en felaktig faktura och måste ringa och fixa med sånt, då kan det gå nån extra timme här och där.
Allt som allt kanske jag lägger 20 timmar på ett år, men då har jag gjort detta ganska länge, och jag har ett bokföringsprogram som sammanställer mycket åt mig. En nybörjare som dessutom behöver inleda med att göra en massa adressändringar åt föreningen (för att det är ny kassör) kommer säkert upp i mer. Men efter första året blir det betydligt lättare.
Sen beror det lite på ambitionsnivå också, jag brukar t.ex. överarbeta budgeten och göra den onödigt detaljerad, så där kan man ju spara in lite tid
Skulle jag bara bry mig om betalningar/bokföring skulle jag kalla det för ett ganska litet uppdrag. Sen lägger jag mig i alla andra frågor i föreningen, så i verkligheten lägger jag säkert ett par hundra timmar varje år
Är det någon som har en uppfattning om vad det skulle kosta att lägga ut den löpande ekonomiska förvaltningen på t ex en redovisningsbyrå för en samfällighetsförening med månadsavgifter och något mindre än 50 medlemsfastigheter? Utifall att ingen styrelseledamot vill ta på sig detta ansvar utan att en styrelseledamot bara går med på att ha en översynsroll och hålla kontakten med den externa ekonomiska förvaltaren.
Puffar tråden, vill också veta.S Stellan Svealand skrev:
Angående din fråga om att höja antalet ledamöter från 5 till 7. Det är inget som hindrar att suppleanter har uppdrag och ansvarsområden. Enda skillnaden mellan en suppleanter och ledamöter är rösträtten, i övrigt är det normalt att de förväntas delta i styrelsearbetet.